Uw privacy is belangrijk voor Asmodee. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer we zakendoen met u of uw onderneming.
Deze privacyverklaring definieert onze benadering van de verwerking van uw persoonsgegevens die wij van u of die derden ons rechtmatig communiceren, alsook de doeleinden van deze verwerking. In deze verklaring worden ook uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens beschreven.
Wij kunnen persoonsgegevens van u verzamelen gedurende de uitvoering van onze activiteiten, inclusief wanneer u contact met ons opneemt of informatie opvraagt, of vanwege het feit van relaties die u onderhoudt met een of meerdere leden van ons team en van onze partners.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
2.Welke persoonsgegevens verzamelen we van u?
3. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
6. Beveiliging van uw persoonsgegevens
7. Wat zijn uw rechten?
8. Contact en klachten
9. Bijwerking van de Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Asmodee Groep, met maatschappelijke zetel te 18 rue Jacqueline Auriol – 78280 Guyancourt (Frankrijk), ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 399 899 806 (‘Asmodee’ of ‘wij/we’) is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
We verzamelen gegevens over u, waaronder:
- Identificatiegegevens, waaronder uw naam en functie, geboortedatum, registratienummer, enz.
- Skype-adres
- Contactgegevens, met inbegrip van de contactgegevens van uw werkgever of de identiteit van uw werkgever en uw e-mailadres, wanneer u ons deze informatie verstrekt,
- Facturerings- en bankgegevens,
- Gegevens die u ons verstrekt om deel te nemen aan vergaderingen en evenementen, met name uw dieetvoorkeuren,
- Relevante informatie die vereist is volgens de regelgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld en de regelgeving inzake corruptiebestrijding in verband met de verwerking van ‘Know Your Supplier’-persoonsgegevens bij het inzetten van nieuwe leveranciers. Dit kunnen documenten zijn die van u zijn verkregen en mogelijk gegevens die online of offline van derden zijn verkregen,
- Alle overige gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening.
3. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Telkens wanneer we uw persoonsgegevens verwerken, doen we dit op basis van een wettelijke ‘rechtvaardiging’ (of rechtsgrondslag) voor de verwerking, die we in de onderstaande tabel hebben geïdentificeerd.
| Doeleinden | Rechtsgrondslag | |
| 1 | Voor de uitvoering van administratieve handelingen in verband met overeenkomsten (inclusief het aangaan ervan), bestellingen, goedkeuringen, facturen, betalingen, boekhouding voor het beheer van accounts van leveranciers, enz. | Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen u en Asmodee gesloten overeenkomst. |
| 2 | Voor de samenstelling van financiële en omzetstatistieken per leverancier. | Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om analyses van onze activiteiten uit te voeren om ons te helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen. |
| 3 | Om selecties van leveranciers ten behoeve van Asmodee te verstrekken. | Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om een lijst van onze klanten bij te houden om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren. |
| 4 | Om documentatie over onze leveranciers bij te houden. | Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om deze documentatie bij te houden om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren. |
| 5 | Om te voldoen aan alle toepasselijke wetgeving, gerechtelijke bevelen, juridische procedures of de vereisten van een regelgevende instantie. | Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. |
| 6 | Om de overeenkomsten waarbij u partij bent uit te voeren. | Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang dat onze overeenkomsten correct worden uitgevoerd en dat we onze rechten verdedigen indien nodig. |
| 7 | Om onze wettelijke rechten en verplichtingen af te dwingen en voor alle juridische procedures waarbij u betrokken bent, door of tegen u aangespannen. | Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om onze organisatie te beschermen tegen elke schending van een wettelijke verplichting en om ons te verdedigen in geval van een geschil. |
| 8 | Om de rechten van derden te beschermen. | Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan Asmodee onderworpen is. Deze verwerking is ook noodzakelijk voor de rechtmatige belangen van Asmodee. Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om ervoor te zorgen dat onze activiteiten de rechten van derden niet schenden. |
| 9 | In afwachting van en/of in verband met een commerciële transactie zoals een fusie, overname, herstructurering of verkoop. | Wij beschouwen het in ons belang om met kennis van zaken beslissingen te kunnen nemen over de toekomst van ons bedrijf, om zo onze bedrijfsactiviteiten te behouden en te ontwikkelen. |
| 10 | Voor de organisatie van promotionele / marketingevenementen, inclusief diners of andere evenementen waarvoor gegevens over uw dieet kunnen worden verzameld. | Uw voorafgaande toestemming is vereist om gegevens te kunnen verzamelen in het kader van de organisatie van marketingactiviteiten waarbij u betrokken kunt zijn, zodat we u beter van dienst kunnen zijn. |
| 11 | Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot de verificatie van onze leveranciers (met inbegrip van alle voorschriften met betrekking tot het ‘Know Your Supplier’-principe, de bestrijding van het witwassen van geld en corruptie), conflicten of soortgelijke verplichtingen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de noodzaak om een wettelijke verzekering af te sluiten. | Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wanneer deze wettelijke verplichtingen echter voortvloeien uit andere wetten dan die van de EU of de lidstaten, beschouwen we het in ons rechtmatig belang om deze wettelijke verplichtingen na te leven wanneer de niet-naleving ervan kan leiden tot sancties of andere negatieve gevolgen voor onze organisatie of de Asmodee Groep in het algemeen. |
Als u een werknemer bent van een van de leveranciers van Asmodee, gebruiken we uw contactgegevens uitsluitend voor het beheer van de relatie met uw werkgever. Wij beschouwen het in ons rechtmatig belang om met u te kunnen communiceren en onze zakelijke activiteiten met uw werkgever te kunnen behouden.
4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We kunnen uw persoonsgegevens delen met verschillende categorieën derden, afhankelijk van onze behoeften:
- Overige entiteiten van de Asmodee Groep (het overzicht van aan Asmodee gelieerde ondernemingen vindt u hier),
- Derde dienstverleners (onderhoud, opslag, betaling, logistiek, marketingdiensten, reputatieaudits, enz.) voor de in sectie 3 hierboven beschreven doeleinden,
- Derde aanbieders van post- of koeriersdiensten die ons helpen bij het verspreiden van onze reclamecampagnes of het bezorgen van bedrijfsgerelateerde documenten,
- Onze professionele adviseurs zoals advocaten en accountants, auditors,
- Aandeelhouders,
- Overheids- of regelgevende instanties,
- Professionele verzekeraars of alle overige relevante soorten verzekeraars,
- Regelgevende instanties / belastingdiensten / vennootschapsregisters,
- Partners, en
- Banken.
Houd er rekening mee dat deze lijst niet uitputtend is en dat er andere gevallen kunnen zijn waarin we uw gegevens delen met derden, wanneer dit in het rechtmatige belang van Asmodee is, toegestaan is door de toepasselijke wetgeving of wanneer het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we zijn onderworpen.
In deze context kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), naar landen die geen beschermingsniveau bieden voor persoonsgegevens dat gelijkwaardig is aan dat aangeboden binnen de EER, zoals China, de VS, Canada, enz. Bij gebrek aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zal de doorgifte van uw persoonsgegevens gebeuren in overeenstemming met de modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie of in overeenstemming met enig ander wettelijk beschermingsmechanisme in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens zolang het nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. In het algemeen bewaren we uw persoonsgegevens zolang het strikt noodzakelijk is voor het beheer van de zakelijke relatie met u.
Bovendien kunnen we sommige van uw persoonsgegevens langer bewaren, met name wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dergelijke gegevens nodig zijn om een recht of overeenkomst te bewijzen. In dat geval worden uw persoonsgegevens gearchiveerd en opgeslagen gedurende de duur van de toepasselijke regelgeving of de duur van het toepasselijke wettelijke voorschrift.
Wanneer uw persoonsgegevens niet meer nodig zijn, zullen we ervoor zorgen dat deze worden verwijderd of anoniem worden gemaakt.
6. Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij zetten ons in om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en hebben een beveiligingsbeleid voor informatiesystemen en passende technische regels en maatregelen ingevoerd om deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, gebruik en openbaarmaking of onwettige vernietiging of onbedoeld verlies van deze gegevens.
Al onze partners, werknemers, adviseurs en gegevensverwerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens en betrokken zijn bij de verwerking ervan, zijn verplicht de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren.
7. Wat zijn uw rechten?
U heeft een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens. Elk van deze rechten wordt hieronder nader toegelicht:
- Intrekking van de toestemming. U kunt uw toestemming voor elke op uw toestemming gebaseerde verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde intrekken.
- Toegang. U kunt ons vragen om te bevestigen of we uw persoonsgegevens verwerken en, als dat het geval is, u te informeren over de kenmerken van de verwerking van uw persoonsgegevens, u toegang te verlenen tot deze gegevens en een kopie te verkrijgen.
- Correctie. U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
- Verwijdering. U kunt ons in de volgende gevallen verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen: wanneer deze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld; wanneer u uw toestemming heeft ingetrokken; ten gevolge van de uitoefening van uw recht van verzet; wanneer uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We zijn niet verplicht om te voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te verwijderen, in het bijzonder wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.
- Beperking. U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (d.w.z. deze te bewaren zonder ze te gebruiken) wanneer: de juistheid ervan wordt betwist; de verwerking ervan onwettig is, maar u niet wilt dat ze worden verwijderd; deze nog steeds noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte; we controleren of er dwingende redenen bestaan in het kader van de uitoefening van uw recht van verzet. We kunnen uw persoonsgegevens blijven gebruiken na een verzoek om beperking: met uw toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte; of om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen.
- Overdraagbaarheid. U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat aan u te verstrekken of u kunt verzoeken om ze rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, maar alleen als de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst en de verwerking geautomatiseerd is.
- Digitaal erfgoed. U heeft het recht om richtlijnen (algemeen of specifiek) op te stellen met betrekking tot het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden.
- Verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een rechtmatig belang. U kunt bezwaar maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op ons ‘rechtmatig belang’ (zie artikel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Als u dit recht uitoefent, moeten we de verwerking stopzetten, tenzij we kunnen aantonen dat er legitieme en dwingende redenen zijn die voorrang hebben op uw fundamentele rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.
- Verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens voor prospectiedoeleinden. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op prospectie.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. n Nederland is de toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Voor het uitoefenen van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u ons dit volledig ingevulde formulier toesturen per e-mail naar donneespersonnelles-group@asmodee.com.
8. Contact en klachten
Voor meer informatie over uw rechten, de uitoefening van uw rechten, of voor een klacht of vraag over de bescherming van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via donneespersonnelles-group@asmodee.com.
9. Bijwerking van de Privacyverklaring
We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld om rekening te houden met wettelijke veranderingen, technologische vooruitgang en goede handelspraktijken. We zullen u informeren in geval van substantiële wijzigingen.
Updatedatum: 20/04/2020
